1. Quy định mới về xin cấp Giấy phép lao động

Thủ tục cấp GPLĐ hiện nay được thực hiện theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP (ban hành ngày 07/08/2025). Những điểm thay đổi cốt lõi bao gồm:

• Lồng ghép thủ tục: Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hiện đã được tích hợp vào cùng bộ hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ (sử dụng Mẫu số 03). Doanh nghiệp không còn phải thực hiện 2 bước tách biệt như trước đây.
• Liên thông trực tuyến: Đẩy mạnh thực hiện hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hướng tới tối ưu hóa quy trình tiếp nhận, luân chuyển và xử lý dữ liệu giữa các cơ quan ban ngành để rút ngắn thời gian cấp phép. 
• Thẩm quyền phân cấp: Việc cấp phép được phân cấp rõ rệt cho UBND cấp tỉnh, Sở Nội vụ hoặc Ban quản lý các Khu công nghiệp/Khu chế xuất.

2. Các bước chuẩn bị và hoàn thiện trước khi xin cấp Giấy phép lao động

Việc xin cấp mới Giấy phép lao động cho người nước ngoài cần được chuẩn bị đúng quy trình và đầy đủ hồ sơ theo quy định hiện hành. Với kinh nghiệm xử lý nhiều hồ sơ lao động nước ngoài tại Việt Nam, Five Stars hỗ trợ khách hàng tối ưu quy trình thực hiện, hạn chế phát sinh và tiết kiệm thời gian xử lý.

• Đăng tuyển lao động theo quy định: Thực hiện đăng tuyển lao động Việt Nam đối với vị trí dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài theo quy định của pháp luật.

• Hoàn thiện hồ sơ xin cấp GPLĐ, thường bao gồm: 
  • Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp
  • Hồ sơ cá nhân người lao động nước ngoài
  • Giấy tờ chuyên môn, kinh nghiệm
  • Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng (nếu có)

Việc rà soát kỹ hồ sơ ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần trong quá trình xử lý. Đây cũng là một trong những lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn Five Stars đồng hành trong quá trình thực hiện thủ tục GPLĐ cho người nước ngoài tại Việt Nam.

3. Điều kiện cấp GPLĐ  theo từng chức danh

3.1. Yêu cầu cơ bản

• Đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ
• Có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc (Giấy khám sức khỏe có giá trị 12 tháng)
• Không phạm tội, không bị truy cứu trách nhiệm hình sự

3.2. Yêu cầu về chuyên môn, kinh nghiệm

Theo quy định tại Điều 151 Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP - ngày 07/08/2025, người lao động nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau:

4. Quy định chung về hồ sơ

Tùy theo chức danh, vị trí công việc và từng trường hợp cụ thể, hồ sơ xin cấp GPLĐ có thể khác nhau. Dưới đây là các nhóm giấy tờ phổ biến và quan trọng mà Five Stars thường rà soát, chuẩn bị và hoàn thiện trong quá trình xử lý hồ sơ cho khách hàng. 

4.1 Hợp pháp hóa lãnh sự

• Là 1 quy trình bắt buộc đối với hầu hết các giấy tờ nước ngoài như (Bằng cấp, kinh nghiệm, Lý lịch tư pháp nước ngoài, Thư bổ nhiệm) được sử dụng trong hồ sơ xin GPLĐ tại VN.
• Đồng thời phải dịch ra tiếng việt và công chứng/chứng thực

4.2. Giấy tờ bắt buộc chung

• Giấy khám sức khỏe: Thời hạn không quá 12 tháng (cấp tại bệnh viện đủ thẩm quyền tại Việt Nam hoặc nước ngoài).
• Phiếu lý lịch tư pháp: Cấp không quá 06 tháng (Phiếu số 1 tại Việt Nam hoặc văn bản tương đương từ nước ngoài).
• Hộ chiếu: Bản sao chứng thực tất cả các trang và visa.
• Ảnh chân dung: 02 ảnh (4x6cm), phông nền trắng, không đeo kính, chụp không quá 06 tháng.
• Văn bản chứng minh vị trí công việc (chức danh): Tùy thuộc vào vị trí ứng tuyển của người lao động nước ngoài, hồ sơ cần chuẩn bị các giấy tờ tương ứng sau:
• Đối với Chuyên gia / Lao động kỹ thuật
  • Bằng cấp / Chứng chỉ chuyên môn: Bản gốc đã được hợp pháp hóa lãnh sự.
  • Xác nhận kinh nghiệm: Bản gốc đã hợp pháp hóa lãnh sự.
• Đối với Nhà quản lý (Giám đốc điều hành,...)
  • • Điều lệ công ty + Quyết định bổ nhiệm: Bản gốc hoặc bản sao y chứng thực. Lưu ý: Nếu do Chủ sở hữu bổ nhiệm từ nước ngoài, bắt buộc phải cung cấp Thư bổ nhiệm bản gốc đã được hợp pháp hóa lãnh sự.
    • Văn bản chứng minh kinh nghiệm: Bản gốc đã hợp pháp hóa lãnh sự ghi nhận tối thiểu 03 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (đối với Giám đốc điều hành).
    • Giấy phép đăng ký kinh doanh: Bản scan rõ nét của doanh nghiệp bảo lãnh tại Việt Nam.

4.3. Lệ phí

• Tùy thuộc vào địa phương và hình thức nộp.

5. Thủ tục, quy trình thực hiện và thời gian nhận kết quả

Thủ tục xin cấp mới Giấy phép lao động cho người nước ngoài cần được thực hiện đúng quy trình và phù hợp với từng loại hồ sơ. Five Stars hỗ trợ khách hàng tối ưu quá trình xử lý, hạn chế phát sinh và tiết kiệm thời gian thực hiện.

5.1. Chuẩn bị hồ sơ và đăng tuyển lao động nếu theo điểm a)i)m)

Tùy theo từng trường hợp và vị trí công việc, hồ sơ sẽ được rà soát và chuẩn bị theo đúng quy định hiện hành, bao gồm:

• Đăng tuyển lao động theo quy định (nếu thuộc trường hợp áp dụng)
• Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp
• Hồ sơ cá nhân người lao động nước ngoài
• Hồ sơ chứng minh chức danh, chuyên môn và kinh nghiệm làm việc

Đối với giấy tờ được cấp tại nước ngoài, cần thực hiện:

• Hợp pháp hóa lãnh sự
• Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt

5.2. Nộp hồ sơ 

Hiện nay, hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại hoặc gia hạn GPLĐ được thực hiện trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia:

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ tại TP.HCM

5.3. Thời gian xử lý và nhận kết quả

• Thời hạn giải quyết thông thường: Khoảng 10 ngày làm việc (tùy thủ tục và quy định áp dụng)
• Sau khi được cấp Giấy phép lao động, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài cần thực hiện ký kết hợp đồng lao động theo đúng quy định pháp luật hiện hành.